⏱ Czas czytania: ok. 9 minut
Wstęp
Niestety, od teraz każda osoba wystawiająca faktury VAT musi znać pojęcia podane w Ustawie o VAT po zmianach wchodzących w życie w dniu 1. lutego 2026. Ustawa jasno i wyraźnie mówi kiedy, komu i za co trzeba wystawiać faktury.
My nie będziemy się tutaj tym zajmować. Skupimy się na dacie wystawienia faktury i tym, czym faktycznie jest faktura.
Uwaga: to nie jest wykładnia prawna ani księgowa – to są nasze informatyczne spostrzeżenia wynikające z technicznej analizy:
- Ustawy o VAT ze zmianami wchodzącymi od 1. lutego 2026: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535
- Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
- Realizowanej integracji
Co to jest wystawienie faktury w epoce KSeF
Niezależnie od tego, czy fakturę wystawiamy:
- dla polskiego kontrahenta, czy zagranicznego,
- bezpośrednio w Aplikacji Podatnika, czy w zewnętrznym programie do fakturowania,
każda z nich musi zostać zarejestrowana NIE ZAREJESTROWANA, ale WYSTAWIONA w KSeF. To bardzo istotna różnica!
Zatem dla uproszczenia przyjmijmy, na razie, że: za fakturę wystawioną w KSeF uważa się fakturę, która jest zapisana w KSeF i otrzymała już unikalny numer faktury KSeF.
Numer faktury w KSeF
Zgodnie z ustawą i dokumentacją techniczną, numer ten ma ściśle określoną strukturę. Wygląda on mniej więcej tak: 1234567890-20260201-ABC123DEF456-A1
Struktura numeru KSeF (z czego się składa):
| Sekcja | Przykład | Co oznacza? |
|---|---|---|
| NIP wystawcy | 1234567890 | Numer identyfikacji podatkowej firmy sprzedającej. |
| Data (RRRRMMDD) | 20260201 | Data przyjęcia faktury przez system KSeF. |
| Znaki techniczne | ABC123DEF456 | Unikalny ciąg znaków generowany losowo przez system (zapewnia niepowtarzalność). |
| Suma kontrolna | A1 | Dwa znaki weryfikujące poprawność całego numeru. |
Data przyjęcia faktury przez system KSeF = Skuteczne dostarczenie
Skupmy się chwilę na dacie przyjęcia faktury w numerze:
- System KSeF przyjmuje plik XML w formacie FA(3) i na podstawie momentu wpłynięcia (timestamp) generuje te 8 cyfr w środku numeru (RRRRMMDD).
- Nie ma znaczenia, jak długo trwa proces proces nadawania numeru, ponieważ po skutecznym dostarczeniu pliku XML:
- KSeF może być obciążony,
- może wystąpić awaria KSeF.
- Zatem jeśli skutecznie wyślesz fakturę 31. marca o godzinie 23:59:59, a system nada numer nawet o 12:08:56 już 1. kwietnia – w numerze KSeF i tak będzie data marca (20260331).
- Należy pamiętać, że między systemami informatycznymi mogą występować przesunięcia czasu (co jest zjawiskiem naturalnym), zatem:
- Datą jest data serwerów KSeF, a nie naszego lokalnego serwera.
- Nawet jeżeli zainicjujemy transmisję 31. marca o godzinie 23:58:01 (czasu naszego serwera), a serwer KSeF zapisze naszą fakturę w bazie 1. kwietnia o 00:00:00 (według swojego czasu) to będziemy mieli datę kwietniową.
- Jeśli w czasie przesyłu o godzinie 23:59:58 wystąpi nagłe zerwanie połączenia i plik XML uda się przesłać ponownie dopiero po północy, to także będzie data kwietniowa.
Data wystawienia faktury
To jest sedno tego artykułu, ponieważ:
- NIE jest istotne kiedy wystawimy fakturę w naszym systemie do fakturowania!
- Istotne jest kiedy skutecznie dostarczymy fakturę do KSeF i kiedy KSeF nada jej numer i ewentualnie datę.
Jak KSeF traktuje datę wystawienia w polu P_1
Najlepiej odpowiada na to pytanie odpowiedź:
- na pytanie: W jakim terminie należy przekazać fakturę do KSeF?
- w sekcji: Wystawianie i otrzymywanie faktur
- na stronie: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0
Cytat odpowiedzi na pytanie W jakim terminie należy przekazać fakturę do KSeF? Ministerstwa Finansów:
W pierwszej kolejności należy podkreślić, że KSeF nie jest systemem do raportowania wystawianych faktur, tylko system ten służy do ich wystawiania. Dokument przygotowywany w systemach księgowych podatnika musi być wystawiony przy użyciu KSeF. Dokument taki jest przesyłany do systemu, a walor faktury otrzymuje dopiero po otrzymaniu nr KSeF, poza wyjątkami typu offline 24, offline, czy tryb awaryjny.
W przypadku faktury ustrukturyzowanej wystawianej w trybie online – fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania do KSeF (o ile data wskazana w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania pliku xml faktury do KSeF). Tego typu faktura jest wystawiana w KSeF w czasie rzeczywistym.
Natomiast w przypadku faktur wystawionych w trybie offline24, offline (niedostępność systemu) lub w trybie awaryjnym ustawa określa termin na dosłanie faktur do KSeF. W przypadku trybu offline24 fakturę dosyła się niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. W przypadku trybu offline (niedostępność systemu) fakturę dosyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności. W przypadku trybu awaryjnego fakturę przesyła się do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF. Faktury w ww. trzech trybach uznaje się za wystawione w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.
KSeF a Ustawa o VAT – nasze uwagi i interpretacja
Zauważmy, że Ministerstwo Finansów wprowadza pojęcia techniczne, które nie występują w Ustawie o VAT:
- online
- offline (niedostępność systemu)
- offline24
- tryb awaryjny
W internecie jest wiele artykułów i opinii, ale my jesteśmy przekonani, że Ustawa o VAT jest ważniejsza od ewentualnych różnic w Rozporządzeniu Ministra Finansów, implementacji informatycznej KSeF, a już na pewno od Pytań i odpowiedzi ze strony KSeF.
Zatem w pliku XML jest kluczowe pole P_1, które zawiera datę wystawienia faktury, co z tego wynika:
- Jeżeli fakturę będziemy wystawiać, na przykład w „Aplikacji Podatnika KSeF 2.0” to w polu P_1 zawsze będziemy mieli datę wynikającą z momentu zapisania faktury w KSeF – nie ma tu o czym dalej dyskutować!
- Jeżeli fakturę będziemy wystawiać w zewnętrznym systemie fakturowania to w polu P_1 będziemy mieli datę taką, jaką wpisze w nią użyty system fakturowania.
Zewnętrzny (w stosunku do KSeF) system fakturowania
Jeżeli fakturę będziemy wystawiać w zewnętrznym systemie fakturowania, to w polu P_1 będziemy mieli datę taką, jaką wpisze w nią ten system fakturowania – zatem technicznie możemy wpisać tu dowolną datę, ale faktycznie tak nie wolno! Należy pamiętać, że:
- Za błędną datę możemy zostać ukarani! Zgodnie z Art. 106ne ustawy o VAT, za wystawienie faktury niezgodnie z zasadami KSeF (np. błędy w datowaniu, które czynią fakturę wadliwą) grożą wysokie kary pieniężne, sięgające nawet wartości podatku VAT z danej faktury.
- KSeF weryfikuje pole P_1. Choć KSeF nie zmienia zawartości tego pola, to fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania (zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) tylko wtedy, gdy data w polu P_1 jest zgodna z datą, w której plik faktycznie wpłynął do systemu.
- Istnieją odstępstwa od tej zasady, ale tylko w ograniczonym stopniu opisane przez Ministerstwo Finansów jako: offline, offline 24, tryb awaryjny.
Wprowadzone ograniczenia ustawy
Ustawa o VAT nie zmieniła wymogów prawnych dotyczących terminów wystawiania faktur, fakturę nadal możemy wystawić do 30 dni przed lub do 15. następnego miesiąca.
Jednak KSeF 2.0 wprowadza ograniczenia możliwości wystawienia faktury z przyszłą datą – spójrzmy na poniższą tabelę i zobaczmy jak reaguje KSeF w zależności od wartości w polu daty wystawienia (P_1):
| Data w polu P_1 | KSeF | Skutek wg Ustawy o VAT |
|---|---|---|
| P_1 = data przesłania | Przyjmuje | Faktura uznana za wystawioną w dacie przesłania (Art. 106na ust. 1). |
| P_1 < data przesłania | Przyjmuje, ale uważaj! | Faktura wystawiona w trybie art. 106nda. Musisz ją dostarczyć do KSeF w terminie wskazanym w tym artykule Ustawy (zazwyczaj następny dzień roboczy), inaczej grozi kara z Art. 106ne – dla której sami dostarczamy dowody. |
| P_1 > data przesłania | Odrzuca | Blokada techniczna (walidacja). Faktura nie otrzymuje numeru KSeF, bo system nie pozwala na datę „przyszłą”. |
Antydatowanie i kary
W praktyce gospodarczej często antydatowano dokumenty i wystawiano je np. 10. listopada z datą 31. października. Mimo, że to nie było prawidłowe działanie to Urząd praktycznie w żaden sposób nie mógł tego zweryfikować – teraz jednak tak już się nie uda wystawić faktury, ponieważ jeżeli prześlemy ją do KSeF 10. listopada z datą wystawienia (P_1) 31. października, to Urząd potraktuje to jako przesłanie faktury po terminie.
Zgodnie z Art. 106nda, jeśli wystawiasz fakturę poza KSeF (z datą wsteczną względem momentu wysyłki), masz ustawowy obowiązek dostarczyć ją do systemu:
- Nie później niż w następnym dniu roboczym.
- Do 7 dni roboczych tylko po ustaniu ogłoszonej awarii KSeF systemu (Art. 106nf).
Zatem Pamiętajmy przesłanie faktury 10 listopada z datą październikową jest jawnym przyznaniem się do złamania terminu ustawowego, co otwiera drogę do kar z Art. 106ne.
Powtórzmy to! Kara z Art. 106ne jest nakładana za niedotrzymanie tych terminów ustawowych. Jeśli w polu P_1 wpiszesz datę 10 grudnia, a wyślesz fakturę 15 grudnia (i nie było w tym czasie ogłoszonej awarii systemu), to:
- System KSeF przyjmie ten plik (nada numer).
- Ale Ty złamałeś termin ustawowy z Art. 106nda, który nakazuje przesłać taką fakturę niezwłocznie (nie później niż w następnym dniu roboczym).
Powrót do naszej interpretacji
Zatem skoro jesteśmy narażeni na kary za wystawianie faktur w sytuacjach opisanych w ustawie jako brak możliwości przesłania (tak zwane tryby offline), to może lepiej zawsze stosować tak zwany tryb online.
Czyli przed wysłaniem do KSeF modyfikować pole daty wystawienia faktury (P_1) tak, aby odpowiadało ono faktycznemu momentowi wysyłki. Jest to jedyna bezpieczna droga, która nie budzi wątpliwości Urzędu Skarbowego. W takiej sytuacji, nawet jeśli wyślemy fakturę o 23:59:59, a serwer KSeF przyjmie ją o 00:00:01 dnia następnego, pozostajemy w pełnej zgodzie z ustawą.
Różnica jednej sekundy mieści się bowiem w ustawowym terminie „następnego dnia roboczego” na dostarczenie faktury wystawionej poza systemem. Tym samym eliminujemy ryzyko błędu walidacji (daty przyszłej) oraz ryzyko kary za nieterminowe dostarczenie dokumentu.
Jakie są konsekwencje modyfikacji P_1 i ustawienia daty wysłania.
Według nas żadne z punktu widzenia KSeF, jedynie data wystawienia dokumentu i dostarczenia go kontrahentowi a zatem termin płatności się przesuwa.
Czy ma to wpływ na podatki?
Zależy, jak wystawiamy faktury i z jakiego kursu VAT korzystamy. Jeżeli jednak wszystko prawidłowo przemyślimy i zorganizujemy to modyfikacje P_1 wydają się w pełni bezpieczne.
Podsumowanie
- Termin płatności: Warto mieć świadomość, że w iCargo termin płatności jest powiązany z datą wystawienia. Jeśli system automatycznie „odświeży” P_1 do daty wysyłki, kontrahent zyska te dni na zapłatę. Według nas to niska cena za brak ryzyka kary skarbowej.
- Kursy walut (VAT): Tutaj musimy uważać! bo są 2 możliwości:
- Jeśli faktura jest wystawiana po wykonaniu usługi, kurs waluty jest mrożony na dzień przed datą sprzedaży (P_6). Wtedy zmiana daty wystawienia (P_1) nie ma żadnego wpływu na podatek VAT.
- Jeśli faktura jest wystawiana przed usługą, to kurs bierze się z dnia przed datą wystawienia – zatem może się zmieniać. Zatem kluczowa jest świadomośc i organizacja pracy.
KSeF, a problemy z fakturowaniem transportu
Transport nigdy nie był i nie jest prosty do fakturowania bo często bardzo długo czekamy na dokumenty, jak zatem podejść do fakturowania w KSeF.
Ile razy zdarzyło się Państwu, że fakturę wystawiliście 10. października – bo taka była data ostatniego rozładunku, a na dokumenty czekaliście kolejne 20-30 dni i dopiero za 20 dni wysłaliście fakturę.
W związku z powyższym w transporcie antydatowanie było powszechnym nawykiem, wynikającym bezpośrednio ze specyfiki branży i oczekiwania na powrót papierowych listów przewozowych. KSeF definitywnie kończy ten etap – data wpłynięcia dokumentu do systemu staje się jedyną, obiektywną datą wystawienia, której nie da się „nagiąć” do daty powrotu dokumentów od kierowcy.
Pola P_1 i P_6
Już wspomnieliśmy wcześniej że jest coś takiego jak pole P_1 i P_6 teraz dla przypomnienia i usystematyzowania wiedzy, pole:
- P_1 – to data wystawienia faktury.
- P_6 – to data dokonania/zakończenia dostawy.
Warto podkreślić, że czekanie na dokumenty nie zmienia faktu, że w polu P_6 (data dokonania/zakończenia dostawy) i tak musi widnieć data rozładunku (np. wrzesień), mimo że fakturę (P_1) wystawiamy 10 października. KSeF tego nie zabrania, o ile mieścimy się w terminie do 15. dnia następnego miesiąca, ba ustawa nigdy tego nie zabraniała – choć najczęściej antydatowaliśmy dokumenty tworząc jakieś numerację a, b, i tak dalej.
Teraz po prostu wystawiamy fakturę tak jak jest, trudno przesunie się termin płatności, ale wprowadzając KSeF ustawodawca zobowiązał się do skrócenia zwrotu VAT o 20 dni – po co zatem się narażać?
Jak teraz postąpić w epoce KSeF?
Według nas, mamy dwie możliwości:
- Wystawiamy fakturę w iCargo oraz zapisujemy ją w KSeF, a następnie czekamy na dokumenty. Co się z tym wiąże. Tu jest kilka możliwości:
- Jeżeli to kontrahent z Polski, może inaczej jeżeli kontrahenta obowiązuje KSeF to faktura jest już wystawiona zgodnie z KSef i formalnie dostarczona kontrahentowi w dniu jej zapisania w KSeF. Zatem pozostaje nam jedynie dosłanie mu dokumentów potwierdzających transport.
- Jeżeli to kontrahent z zagranicy lub nieobjęty KSeF to faktura jest już wystawiona zgodnie z KSeF, ale jeszcze nie dostarczyliśmy jej kontrahentowi. Zatem musimy przesłać mu i fakturę i dokumenty potwierdzające transport.
- Czekamy aż otrzymamy dokumenty i zgodnie z zasadą, że mamy czas na wystawienie faktury do 15. następnego miesiąca wystawiamy fakturę w iCargo i zapisujemy ja w KSeF w dniu kiedy ją faktycznie wystawiliśmy. Pamiętajmy definitywnie nie antydatujemy! Co dalej:
- Jeżeli to kontrahent z Polski (lub dowolny inny, którego obowiązuje KSeF) to faktura jest już wystawiona zgodnie z KSef i formalnie dostarczona kontrahentowi. Zatem pozostaje nam jedynie dosłanie mu dokumentów potwierdzających transport.
- Jeżeli to kontrahent z zagranicy lub nieobjęty KSeF to faktura jest już wystawiona zgodnie z KSeF, ale jeszcze nie dostarczyliśmy jej kontrahentowi. Zatem musimy przesłać mu i fakturę i dokumenty potwierdzające transport.
Co jest lepsze – to najlepiej wyjaśnić ze swoją księgowością, ale pamiętajmy, że tu kluczowe jest pełne rozwagi podejście i przemyślenie jak chcemy działać w epoce KSeF.
Definitywnie nie prowokujmy Art. 106ne!
- Nie antydatujmy dokumentów! W transporcie antydatowanie było powszechnym nawykiem wynikającym z obiegu papierowych listów przewozowych. KSeF to ucina, ponieważ data wpłynięcia dokumentu do KSeF jest jedyną niepodważalną datą wystawienia faktury.
- Odradzamy wysyłanie faktur przed ich zarejestrowaniem w KSeF. Wprawdzie ustawa przewiduje taką możliwość (używając 2 kodów QR), ale wystarczy najdrobniejszy błąd i możemy narazić się na kary wynikające z antydatowania (według KSeF).
- Antydatowanie – to nie będzie może się uda, to wydarzy się na pewno – bo to systemy IT wychwycą i wskażą konkretne faktury.
- Prędzej czy później nie oprzemy się pokusie zmiany czegokolwiek na fakturze już po jej wysłaniu z dwoma kodami QR – to także się nie uda – bo nie zarejestrujemy już tej faktury dokładnie tak samo jak była przesłana kontrahentowi.
- Odradzamy czekać na ostatnią chwilę, żeby wystawić fakturę. Pamiętajmy formalnie mamy czas do 15. następnego miesiąca, ale nie wystawiajmy faktur 15., ponieważ:
- KSeF może być przeciążony – jeśli nie jest to potwierdzone oficjalnym komunikatem to raczej nie udowodnimy, że to był błąd KSeF!
- Może pojawić się dowolny błąd po stronie aplikacji fakturowania lub przetwarzania na format XML.
- Pamiętajmy, że to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że brak możliwości wysyłki wynikał z awarii systemu, a nie z przeciążenia łącza czy problemów po stronie firmy.
Edycja i korygowanie danych
Na koniec kwestia fundamentalna, o której warto przypominać do znudzenia: w KSeF faktura po wystawieniu staje się dokumentem „nieedytowalnym”.
Czym jest dokument faktury w nowym systemie?
Wyróżniamy dwie główne sytuacje:
- Faktura wystawiona poza KSeF (tryb offline): Jest to dokument zawierający dwa kody QR (zgodnie z wymogami technicznymi dla trybu awaryjnego/offline), który musimy dostarczyć do KSeF najczęściej następnego dnia roboczego.
- Faktura wystawiona bezpośrednio w KSeF: Dokument, który otrzymuje numer KSeF i kod QR w momencie akceptacji przez ministerialny serwer.
Zakaz „podmieniania” faktur
Jeżeli chcą Państwo zmienić jakąkolwiek informację na dokumencie, który został już wprowadzony do obiegu (czy to poprzez wysyłkę z kodami QR offline, czy poprzez nadanie numeru KSeF), jedyną drogą jest wystawienie faktury korygującej.
Warto pamiętać, że w systemie KSeF nie istnieje już pojęcie noty korygującej wystawianej przez nabywcę. Teraz wszystkie korekty (nawet te dotyczące błędów w opisie czy adresie) wystawia wyłącznie sprzedawca.
Rozwiązanie: Weryfikacja przed wysyłką (Draft faktury)
Aby uniknąć lawiny korekt i zbędnej pracy, sugerujemy wypracowanie z kontrahentami nowego standardu: przesyłanie projektu faktury do akceptacji.
Można przesłać kontrahentowi dokument PDF z danymi faktury (wyraźnie oznaczony jako „PROJEKT” lub „DRAFT”, bez numeru KSeF i kodów QR). Dopiero po uzyskaniu akceptacji danych, faktura zostaje finalnie wystawiona w KSeF.
Dlaczego warto to robić?
- Oszczędność czasu: Unikamy wystawiania, przesyłania i księgowania zbędnych korekt.
- Niższe koszty: Mniej dokumentów to mniejszy nakład pracy działów księgowych i potencjalnie niższe opłaty za obsługę rachunkową.
- Bezpieczeństwo: Czysty rejestr faktur bez gąszczu korekt nie przyciąga uwagi kontrolerów z Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Duża liczba korekt zawsze jest sygnałem ostrzegawczym dla analityków skarbowych.