⏱ Czas czytania: ok. 9 minut

Wstęp

Niestety, od teraz każda osoba wystawiająca faktury VAT musi znać pojęcia podane w Ustawie o VAT po zmianach wchodzących w życie w dniu 1. lutego 2026. Ustawa jasno i wyraźnie mówi kiedy, komu i za co trzeba wystawiać faktury.

My nie będziemy się tutaj tym zajmować. Skupimy się na dacie wystawienia faktury i tym, czym faktycznie jest faktura.

Uwaga: to nie jest wykładnia prawna ani księgowa – to są nasze informatyczne spostrzeżenia wynikające z technicznej analizy:

• Ustawy o VAT ze zmianami wchodzącymi od 1. lutego 2026: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535
• Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
• Realizowanej integracji

Co to jest wystawienie faktury w epoce KSeF

Niezależnie od tego, czy fakturę wystawiamy:

• dla polskiego kontrahenta, czy zagranicznego,
• bezpośrednio w Aplikacji Podatnika, czy w zewnętrznym programie do fakturowania,

każda z nich musi zostać zarejestrowana NIE ZAREJESTROWANA, ale WYSTAWIONA w KSeF. To bardzo istotna różnica!

Zatem dla uproszczenia przyjmijmy, na razie, że: za fakturę wystawioną w KSeF uważa się fakturę, która jest zapisana w KSeF i otrzymała już unikalny numer faktury KSeF.

Numer faktury w KSeF

Zgodnie z ustawą i dokumentacją techniczną, numer ten ma ściśle określoną strukturę. Wygląda on mniej więcej tak: 1234567890-20260201-ABC123DEF456-A1

Struktura numeru KSeF (z czego się składa):

Sekcja	Przykład	Co oznacza?
NIP wystawcy	1234567890	Numer identyfikacji podatkowej firmy sprzedającej.
Data (RRRRMMDD)	20260201	Data przyjęcia faktury przez system KSeF.
Znaki techniczne	ABC123DEF456	Unikalny ciąg znaków generowany losowo przez system (zapewnia niepowtarzalność).
Suma kontrolna	A1	Dwa znaki weryfikujące poprawność całego numeru.

Data przyjęcia faktury przez system KSeF = Skuteczne dostarczenie

Skupmy się chwilę na dacie przyjęcia faktury w numerze:

• System KSeF przyjmuje plik XML w formacie FA(3) i na podstawie momentu wpłynięcia (timestamp) generuje te 8 cyfr w środku numeru (RRRRMMDD).
• Nie ma znaczenia, jak długo trwa proces proces nadawania numeru, ponieważ po skutecznym dostarczeniu pliku XML:
  • KSeF może być obciążony,
  • może wystąpić awaria KSeF.
• Zatem jeśli skutecznie wyślesz fakturę 31. marca o godzinie 23:59:59, a system nada numer nawet o 12:08:56 już 1. kwietnia – w numerze KSeF i tak będzie data marca (20260331).
• Należy pamiętać, że między systemami informatycznymi mogą występować przesunięcia czasu (co jest zjawiskiem naturalnym), zatem:
  • Datą jest data serwerów KSeF, a nie naszego lokalnego serwera.
  • Nawet jeżeli zainicjujemy transmisję 31. marca o godzinie 23:58:01 (czasu naszego serwera), a serwer KSeF zapisze naszą fakturę w bazie 1. kwietnia o 00:00:00 (według swojego czasu) to będziemy mieli datę kwietniową.
• Jeśli w czasie przesyłu o godzinie 23:59:58 wystąpi nagłe zerwanie połączenia i plik XML uda się przesłać ponownie dopiero po północy, to także będzie data kwietniowa.

Data wystawienia faktury

To jest sedno tego artykułu, ponieważ:

• NIE jest istotne kiedy wystawimy fakturę w naszym systemie do fakturowania!
• Istotne jest kiedy skutecznie dostarczymy fakturę do KSeF i kiedy KSeF nada jej numer i ewentualnie datę.

Jak KSeF traktuje datę wystawienia w polu P_1

Najlepiej odpowiada na to pytanie odpowiedź:

• na pytanie: W jakim terminie należy przekazać fakturę do KSeF?
• w sekcji: Wystawianie i otrzymywanie faktur
• na stronie: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0

Cytat odpowiedzi na pytanie W jakim terminie należy przekazać fakturę do KSeF? Ministerstwa Finansów:

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że KSeF nie jest systemem do raportowania wystawianych faktur, tylko system ten służy do ich wystawiania. Dokument przygotowywany w systemach księgowych podatnika musi być wystawiony przy użyciu KSeF. Dokument taki jest przesyłany do systemu, a walor faktury otrzymuje dopiero po otrzymaniu nr KSeF, poza wyjątkami typu offline 24, offline, czy tryb awaryjny.

W przypadku faktury ustrukturyzowanej wystawianej w trybie online – fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania do KSeF (o ile data wskazana w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania pliku xml faktury do KSeF). Tego typu faktura jest wystawiana w KSeF w czasie rzeczywistym.

Natomiast w przypadku faktur wystawionych w trybie offline24, offline (niedostępność systemu) lub w trybie awaryjnym ustawa określa termin na dosłanie faktur do KSeF. W przypadku trybu offline24 fakturę dosyła się niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. W przypadku trybu offline (niedostępność systemu) fakturę dosyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności. W przypadku trybu awaryjnego fakturę przesyła się do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF. Faktury w ww. trzech trybach uznaje się za wystawione w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.

KSeF a Ustawa o VAT – nasze uwagi i interpretacja

Zauważmy, że Ministerstwo Finansów wprowadza pojęcia techniczne, które nie występują w Ustawie o VAT:

• online
• offline (niedostępność systemu)
• offline24
• tryb awaryjny

W internecie jest wiele artykułów i opinii, ale my jesteśmy przekonani, że Ustawa o VAT jest ważniejsza od ewentualnych różnic w Rozporządzeniu Ministra Finansów, implementacji informatycznej KSeF, a już na pewno od Pytań i odpowiedzi ze strony KSeF.

Zatem w pliku XML jest kluczowe pole P_1, które zawiera datę wystawienia faktury, co z tego wynika:

• Jeżeli fakturę będziemy wystawiać, na przykład w „Aplikacji Podatnika KSeF 2.0” to w polu P_1 zawsze będziemy mieli datę wynikającą z momentu zapisania faktury w KSeF – nie ma tu o czym dalej dyskutować!
• Jeżeli fakturę będziemy wystawiać w zewnętrznym systemie fakturowania to w polu P_1 będziemy mieli datę taką, jaką wpisze w nią użyty system fakturowania.

Zewnętrzny (w stosunku do KSeF) system fakturowania

Jeżeli fakturę będziemy wystawiać w zewnętrznym systemie fakturowania, to w polu P_1 będziemy mieli datę taką, jaką wpisze w nią ten system fakturowania – zatem technicznie możemy wpisać tu dowolną datę, ale faktycznie tak nie wolno! Należy pamiętać, że:

• Za błędną datę możemy zostać ukarani! Zgodnie z Art. 106ne ustawy o VAT, za wystawienie faktury niezgodnie z zasadami KSeF (np. błędy w datowaniu, które czynią fakturę wadliwą) grożą wysokie kary pieniężne, sięgające nawet wartości podatku VAT z danej faktury.
• KSeF weryfikuje pole P_1. Choć KSeF nie zmienia zawartości tego pola, to fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania (zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) tylko wtedy, gdy data w polu P_1 jest zgodna z datą, w której plik faktycznie wpłynął do systemu.
  • Istnieją odstępstwa od tej zasady, ale tylko w ograniczonym stopniu opisane przez Ministerstwo Finansów jako: offline, offline 24, tryb awaryjny.

Wprowadzone ograniczenia ustawy

Ustawa o VAT nie zmieniła wymogów prawnych dotyczących terminów wystawiania faktur, fakturę nadal możemy wystawić do 30 dni przed lub do 15. następnego miesiąca.

Jednak KSeF 2.0 wprowadza ograniczenia możliwości wystawienia faktury z przyszłą datą – spójrzmy na poniższą tabelę i zobaczmy jak reaguje KSeF w zależności od wartości w polu daty wystawienia (P_1):

Data w polu P_1	KSeF	Skutek wg Ustawy o VAT
P_1 = data przesłania	Przyjmuje	Faktura uznana za wystawioną w dacie przesłania (Art. 106na ust. 1).
P_1 < data przesłania	Przyjmuje, ale uważaj!	Faktura wystawiona w trybie art. 106nda. Musisz ją dostarczyć do KSeF w terminie wskazanym w tym artykule Ustawy (zazwyczaj następny dzień roboczy), inaczej grozi kara z Art. 106ne – dla której sami dostarczamy dowody.
P_1 > data przesłania	Odrzuca	Blokada techniczna (walidacja). Faktura nie otrzymuje numeru KSeF, bo system nie pozwala na datę „przyszłą”.

Antydatowanie i kary

W praktyce gospodarczej często antydatowano dokumenty i wystawiano je np. 10. listopada z datą 31. października. Mimo, że to nie było prawidłowe działanie to Urząd praktycznie w żaden sposób nie mógł tego zweryfikować – teraz jednak tak już się nie uda wystawić faktury, ponieważ jeżeli prześlemy ją do KSeF 10. listopada z datą wystawienia (P_1) 31. października, to Urząd potraktuje to jako przesłanie faktury po terminie.

Zgodnie z Art. 106nda, jeśli wystawiasz fakturę poza KSeF (z datą wsteczną względem momentu wysyłki), masz ustawowy obowiązek dostarczyć ją do systemu:

• Nie później niż w następnym dniu roboczym.
• Do 7 dni roboczych tylko po ustaniu ogłoszonej awarii KSeF systemu (Art. 106nf).

Zatem Pamiętajmy przesłanie faktury 10 listopada z datą październikową jest jawnym przyznaniem się do złamania terminu ustawowego, co otwiera drogę do kar z Art. 106ne.

Powtórzmy to! Kara z Art. 106ne jest nakładana za niedotrzymanie tych terminów ustawowych. Jeśli w polu P_1 wpiszesz datę 10 grudnia, a wyślesz fakturę 15 grudnia (i nie było w tym czasie ogłoszonej awarii systemu), to:

1. System KSeF przyjmie ten plik (nada numer).
2. Ale Ty złamałeś termin ustawowy z Art. 106nda, który nakazuje przesłać taką fakturę niezwłocznie (nie później niż w następnym dniu roboczym).

Powrót do naszej interpretacji

Zatem skoro jesteśmy narażeni na kary za wystawianie faktur w sytuacjach opisanych w ustawie jako brak możliwości przesłania (tak zwane tryby offline), to może lepiej zawsze stosować tak zwany tryb online.

Czyli przed wysłaniem do KSeF modyfikować pole daty wystawienia faktury (P_1) tak, aby odpowiadało ono faktycznemu momentowi wysyłki. Jest to jedyna bezpieczna droga, która nie budzi wątpliwości Urzędu Skarbowego. W takiej sytuacji, nawet jeśli wyślemy fakturę o 23:59:59, a serwer KSeF przyjmie ją o 00:00:01 dnia następnego, pozostajemy w pełnej zgodzie z ustawą.

Różnica jednej sekundy mieści się bowiem w ustawowym terminie „następnego dnia roboczego” na dostarczenie faktury wystawionej poza systemem. Tym samym eliminujemy ryzyko błędu walidacji (daty przyszłej) oraz ryzyko kary za nieterminowe dostarczenie dokumentu.

Jakie są konsekwencje modyfikacji P_1 i ustawienia daty wysłania.

Według nas żadne z punktu widzenia KSeF, jedynie data wystawienia dokumentu i dostarczenia go kontrahentowi a zatem termin płatności się przesuwa.

Czy ma to wpływ na podatki?

Zależy, jak wystawiamy faktury i z jakiego kursu VAT korzystamy. Jeżeli jednak wszystko prawidłowo przemyślimy i zorganizujemy to modyfikacje P_1 wydają się w pełni bezpieczne.

Podsumowanie

1. Termin płatności: Warto mieć świadomość, że w iCargo termin płatności jest powiązany z datą wystawienia. Jeśli system automatycznie „odświeży” P_1 do daty wysyłki, kontrahent zyska te dni na zapłatę. Według nas to niska cena za brak ryzyka kary skarbowej.
2. Kursy walut (VAT): Tutaj musimy uważać! bo są 2 możliwości:
   1. Jeśli faktura jest wystawiana po wykonaniu usługi, kurs waluty jest mrożony na dzień przed datą sprzedaży (P_6). Wtedy zmiana daty wystawienia (P_1) nie ma żadnego wpływu na podatek VAT.
   2. Jeśli faktura jest wystawiana przed usługą, to kurs bierze się z dnia przed datą wystawienia – zatem może się zmieniać. Zatem kluczowa jest świadomośc i organizacja pracy.

KSeF, a problemy z fakturowaniem transportu

Transport nigdy nie był i nie jest prosty do fakturowania bo często bardzo długo czekamy na dokumenty, jak zatem podejść do fakturowania w KSeF.

Ile razy zdarzyło się Państwu, że fakturę wystawiliście 10. października – bo taka była data ostatniego rozładunku, a na dokumenty czekaliście kolejne 20-30 dni i dopiero za 20 dni wysłaliście fakturę.

W związku z powyższym w transporcie antydatowanie było powszechnym nawykiem, wynikającym bezpośrednio ze specyfiki branży i oczekiwania na powrót papierowych listów przewozowych. KSeF definitywnie kończy ten etap – data wpłynięcia dokumentu do systemu staje się jedyną, obiektywną datą wystawienia, której nie da się „nagiąć” do daty powrotu dokumentów od kierowcy.

Pola P_1 i P_6

Już wspomnieliśmy wcześniej że jest coś takiego jak pole P_1 i P_6 teraz dla przypomnienia i usystematyzowania wiedzy, pole:

• P_1 – to data wystawienia faktury.
• P_6 – to data dokonania/zakończenia dostawy.

Warto podkreślić, że czekanie na dokumenty nie zmienia faktu, że w polu P_6 (data dokonania/zakończenia dostawy) i tak musi widnieć data rozładunku (np. wrzesień), mimo że fakturę (P_1) wystawiamy 10 października. KSeF tego nie zabrania, o ile mieścimy się w terminie do 15. dnia następnego miesiąca, ba ustawa nigdy tego nie zabraniała – choć najczęściej antydatowaliśmy dokumenty tworząc jakieś numerację a, b, i tak dalej.

Teraz po prostu wystawiamy fakturę tak jak jest, trudno przesunie się termin płatności, ale wprowadzając KSeF ustawodawca zobowiązał się do skrócenia zwrotu VAT o 20 dni – po co zatem się narażać?

Jak teraz postąpić w epoce KSeF?

Według nas, mamy dwie możliwości:

1. Wystawiamy fakturę w iCargo oraz zapisujemy ją w KSeF, a następnie czekamy na dokumenty. Co się z tym wiąże. Tu jest kilka możliwości:
   1. Jeżeli to kontrahent z Polski, może inaczej jeżeli kontrahenta obowiązuje KSeF to faktura jest już wystawiona zgodnie z KSef i formalnie dostarczona kontrahentowi w dniu jej zapisania w KSeF. Zatem pozostaje nam jedynie dosłanie mu dokumentów potwierdzających transport.
   2. Jeżeli to kontrahent z zagranicy lub nieobjęty KSeF to faktura jest już wystawiona zgodnie z KSeF, ale jeszcze nie dostarczyliśmy jej kontrahentowi. Zatem musimy przesłać mu i fakturę i dokumenty potwierdzające transport.
2. Czekamy aż otrzymamy dokumenty i zgodnie z zasadą, że mamy czas na wystawienie faktury do 15. następnego miesiąca wystawiamy fakturę w iCargo i zapisujemy ja w KSeF w dniu kiedy ją faktycznie wystawiliśmy. Pamiętajmy definitywnie nie antydatujemy! Co dalej:
   1. Jeżeli to kontrahent z Polski (lub dowolny inny, którego obowiązuje KSeF) to faktura jest już wystawiona zgodnie z KSef i formalnie dostarczona kontrahentowi. Zatem pozostaje nam jedynie dosłanie mu dokumentów potwierdzających transport.
   2. Jeżeli to kontrahent z zagranicy lub nieobjęty KSeF to faktura jest już wystawiona zgodnie z KSeF, ale jeszcze nie dostarczyliśmy jej kontrahentowi. Zatem musimy przesłać mu i fakturę i dokumenty potwierdzające transport.

Co jest lepsze – to najlepiej wyjaśnić ze swoją księgowością, ale pamiętajmy, że tu kluczowe jest pełne rozwagi podejście i przemyślenie jak chcemy działać w epoce KSeF.

Definitywnie nie prowokujmy Art. 106ne!

• Nie antydatujmy dokumentów! W transporcie antydatowanie było powszechnym nawykiem wynikającym z obiegu papierowych listów przewozowych. KSeF to ucina, ponieważ data wpłynięcia dokumentu do KSeF jest jedyną niepodważalną datą wystawienia faktury.

1. Odradzamy wysyłanie faktur przed ich zarejestrowaniem w KSeF. Wprawdzie ustawa przewiduje taką możliwość (używając 2 kodów QR), ale wystarczy najdrobniejszy błąd i możemy narazić się na kary wynikające z antydatowania (według KSeF).
   1. Antydatowanie – to nie będzie może się uda, to wydarzy się na pewno – bo to systemy IT wychwycą i wskażą konkretne faktury.
   2. Prędzej czy później nie oprzemy się pokusie zmiany czegokolwiek na fakturze już po jej wysłaniu z dwoma kodami QR – to także się nie uda – bo nie zarejestrujemy już tej faktury dokładnie tak samo jak była przesłana kontrahentowi.
2. Odradzamy czekać na ostatnią chwilę, żeby wystawić fakturę. Pamiętajmy formalnie mamy czas do 15. następnego miesiąca, ale nie wystawiajmy faktur 15., ponieważ:
   1. KSeF może być przeciążony – jeśli nie jest to potwierdzone oficjalnym komunikatem to raczej nie udowodnimy, że to był błąd KSeF!
   2. Może pojawić się dowolny błąd po stronie aplikacji fakturowania lub przetwarzania na format XML.
   3. Pamiętajmy, że to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że brak możliwości wysyłki wynikał z awarii systemu, a nie z przeciążenia łącza czy problemów po stronie firmy.

Edycja i korygowanie danych

Na koniec kwestia fundamentalna, o której warto przypominać do znudzenia: w KSeF faktura po wystawieniu staje się dokumentem „nieedytowalnym”.

Czym jest dokument faktury w nowym systemie?

Wyróżniamy dwie główne sytuacje:

• Faktura wystawiona poza KSeF (tryb offline): Jest to dokument zawierający dwa kody QR (zgodnie z wymogami technicznymi dla trybu awaryjnego/offline), który musimy dostarczyć do KSeF najczęściej następnego dnia roboczego.
• Faktura wystawiona bezpośrednio w KSeF: Dokument, który otrzymuje numer KSeF i kod QR w momencie akceptacji przez ministerialny serwer.

Zakaz „podmieniania” faktur

Jeżeli chcą Państwo zmienić jakąkolwiek informację na dokumencie, który został już wprowadzony do obiegu (czy to poprzez wysyłkę z kodami QR offline, czy poprzez nadanie numeru KSeF), jedyną drogą jest wystawienie faktury korygującej.

Warto pamiętać, że w systemie KSeF nie istnieje już pojęcie noty korygującej wystawianej przez nabywcę. Teraz wszystkie korekty (nawet te dotyczące błędów w opisie czy adresie) wystawia wyłącznie sprzedawca.

Rozwiązanie: Weryfikacja przed wysyłką (Draft faktury)

Aby uniknąć lawiny korekt i zbędnej pracy, sugerujemy wypracowanie z kontrahentami nowego standardu: przesyłanie projektu faktury do akceptacji.

Można przesłać kontrahentowi dokument PDF z danymi faktury (wyraźnie oznaczony jako „PROJEKT” lub „DRAFT”, bez numeru KSeF i kodów QR). Dopiero po uzyskaniu akceptacji danych, faktura zostaje finalnie wystawiona w KSeF.

Dlaczego warto to robić?

• Oszczędność czasu: Unikamy wystawiania, przesyłania i księgowania zbędnych korekt.
• Niższe koszty: Mniej dokumentów to mniejszy nakład pracy działów księgowych i potencjalnie niższe opłaty za obsługę rachunkową.
• Bezpieczeństwo: Czysty rejestr faktur bez gąszczu korekt nie przyciąga uwagi kontrolerów z Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Duża liczba korekt zawsze jest sygnałem ostrzegawczym dla analityków skarbowych.