Słowo wstępu

KSeF 2.0 (zwany dalej KSeF) to centralny, państwowy system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur.

Przygotowanie iCargo do współpracy z KSeF to proces realizowany etapami. Pierwsze prace rozpoczęły się jeszcze w 2023 roku i dotyczyły KSeF 1.0, a od czerwca 2025 prowadzimy intensywne prace nad dostosowaniem do KSeF 2.0, po publikacji specyfikacji FA(3).

Kiedy wystartował KSeF

KSeF wystartował 1 lutego 2026 roku, zatem wreszcie możemy rozpocząć proces integracji w rzeczywistym środowisku produkcyjnym.

Istotne są trzy terminy. KSeF staje się obowiązkowy w terminie i zakresie:

Od 1 lutego 2026 – dla wszystkich firm odbierających faktury i firm wystawiających faktury o obrocie > 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 – dla firm będących podatnikami VAT, w tym JDG i MŚP.
Od 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych firm, gdzie sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie.

Musisz wiedzieć o KSeF

Swoisty „Musisz Wiedzieć” na temat KSeF znajduje się na stronie „Krajowy System e-Faktur (KSeF)”, a jej adres to: https://ksef.podatki.gov.pl/. Proponujemy zacząć od następujących sekcji:

Zapraszamy także do zapoznania się z materiałami, które pomogą podjąć decyzje organizacyjne dotyczące KSeF a które opracowaliśmy pod kątem zmian związanych z KSeF:

(nowe) Aktualizacje – iCargo 36

Wersje 36.x to kolejny etap rozwoju integracji z KSeF, skupiony na stabilności, automatyzacji oraz pełnej zgodności z wymaganiami systemu.

Aktualizacja koncentruje się na:

ujednoliceniu obsługi faktur, korekt oraz statusów KSeF,
automatycznym przetwarzaniu dokumentów (XML, UPO, statusy),
rozszerzeniu walidacji danych i poprawie zgodności z FA(3),
usprawnieniu obsługi komunikatów KSeF (autoryzacja, import, eksport),
poprawie bezpieczeństwa operacji oraz komunikacji z KSeF,
zwiększeniu przejrzystości systemu (statusy, komunikaty, logi).
lepszej obsłudze dat i danych wymaganych przez KSeF (np. P_6A),
poprawę jakości generowanych danych i eliminację błędów XML,
usprawnienia w interfejsie użytkownika i prezentacji statusów.

Integracja z KSeF bez dodatkowych opłat

Otrzymujemy wiele zapytań, czy za integrację i automatyczną wymianę danych z KSeF będą naliczane jakieś dodatkowe opłaty.

Informujemy, że: nie ma żadnych dodatkowych opłat i nie są planowane żadne dodatkowe opłaty za integrację z KSeF.

Przewodnik po statusach wysyłki faktur do KSeF

Poniżej udostępniamy prezentację przedstawiającą obsługę wysyłki faktur ustrukturyzowanych do KSeF: Anatomia Przepływu: Maszyna stanowa iCargo

Aktualizacja – iCargo 35

Dzięki zgłoszeniom oraz informacjom otrzymanym od Państwa wprowadziliśmy największy dotąd zestaw zmian w obszarze obsługi faktur ustrukturyzowanych oraz integracji z KSeF.

Aktualizacja koncentruje się na:

- Poprawie zgodności z fakturami KSeF.
- Optymalizacji kreatorów importu faktur i korekt z KSeF.
- Uproszczeniu oraz uszczelnieniu procesu importu faktur ustrukturyzowanych.

Szczegółowa lista zmian w wersji 35.

Aktualizacja – iCargo 33 (automatyzacja wymiany)

Wersja 33 to jedna z najważniejszych aktualizacji w historii iCargo. To nie tylko nowe funkcje, ale przede wszystkim zupełnie nowa architektura wymiany danych, zaprojektowana z myślą o maksymalnej stabilności i ciągłości pracy Twojej firmy w obliczu obowiązkowego KSeF.

Największą innowacją jest wprowadzenie serwerów mostu pośredniczącego, które pełnią rolę inteligentnego bufora między iCargo a państwowym systemem KSeF.

Zapraszamy do zapoznania się z dokumentami:

- - Automatyczna wymiana danych z KSeF jest to kompletna instrukcja wgrania Tokena KSeF oraz przetwarzania pobranych faktur ustrukturyzowanych.
  - Generowanie Tokena w Aplikacji Podatnika Procedura tworzenia i zabezpieczenia Tokena KSeF niezbędnego do autoryzacji wymiany danych pomiędzy KSeF a iCargo.
  - Szczegółową listą zmian w wersji 33, aby dowiedzieć się jak zaawansowana technologia „pod maską” pozwala na maksymalne uproszczenie obsługi po stronie użytkownika – do samej konfiguracji tokena.

Aktualizacja – iCargo 32

Rozpoczęliśmy wdrażanie wersji iCargo 32 na środowiska produkcyjne. To istotny krok w kierunku pełnego dostosowania iCargo do nowych realiów fakturowania w KSeF.

Wersja 32 wprowadza nowy, zgodny z KSeF model pracy z fakturami i korektami. Zastępuje on dotychczasowe rozwiązania i przygotowuje system na nadchodzące, obowiązkowe zmiany prawne.

Co zyskujesz w iCargo 32:

- - Pewność zgodności z KSeF – nowy model łańcucha korekt odpowiada aktualnym wymaganiom prawnym i porządkuje sposób pracy z korektami.
  - Stabilne podstawy techniczne – rozbudowana konfiguracja stawek VAT (m.in. P_12, P_13_x oraz JPK) pozwala przygotować dane do pracy w środowisku KSeF.

Co musisz teraz zrobić:

Gdy Twoja Usługa zostanie zaktualizowana do wersji iCargo 32.0 lub wyższej:

- - - Skonfiguruj iCargo zgodnie z aktualną instrukcją iCargo + KSeF krok po kroku (v32) .
    - Zapoznaj się ze szczegółami zmian w liście zmian wersji 32 , aby świadomie przejść na nowy model fakturowania.
    - Zapoznaj się z mechanizmem ręcznej wymiany faktur i korekt z Aplikacją Podatnika KSeF z instrukcji Ręczna wymiana faktur i korekt z Aplikacją Podatnika KSeF.

Środowisko testowe

Dla podmiotów wymagających weryfikacji procesów na danych fikcyjnych (współpracujących z systemami testowymi KSeF), przygotowaliśmy osobną instancję testową. Należy pamiętać, że jest to środowisko o charakterze rozwojowym (nieprodukcyjnym), co oznacza, że może ono podlegać częstym aktualizacjom, przerwom technicznym lub zawierać błędy wynikające z dynamicznych zmian w specyfikacji KSeF. Dostęp do tego środowiska przyznawany jest indywidualnie po kontakcie mailowym z Biurem Obsługi Klienta iCargo.

iCargo + KSeF wszystko, co musisz wiedzieć