1 Wprowadzenie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i jego ustrukturyzowanej wersji 2.0 to nie tylko cyfryzacja obiegu dokumentów, ale i głęboka transformacja dotychczasowych zasad księgowych. Najbardziej wyrazistym przykładem tej rewolucji jest zmiana w podejściu do korygowania faktur, dotychczas:

• nie było prawnego pojęcia korekta korekty,
• korekta opierała się na zasadzie odniesienia do dokumentu pierwotnego
• istniała możliwość prostowania drobnych błędów przez nabywcę Notą korygującą.

Nowe wymogi techniczne KSeF 2.0 zrywają z tą tradycją, wprowadzając nową logikę opartą na łańcuchu korekt i wyłącznej roli faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę.

2 Stan prawny korekt faktur sprzed KSeF: Zasada pierwotności i Rola nabywcy

Przez lata polski system podatkowy, regulowany przez Ustawę o podatku od towarów i usług (VAT), opierał zasady korygowania faktur na dwóch filarach:

2.1 Zasada Korygowania do Faktury Pierwotnej

Przed erą KSeF, faktura korygująca (wystawiana przez sprzedawcę) była dokumentem, który miał doprowadzić do prawidłowego rozliczenia transakcji, a jej treść zawsze odnosiła się do wartości początkowych i miała wykazywać wartości docelowe lub kwotę różnicy względem faktury pierwotnej.

• Podejście: Każda korekta, niezależnie od tego, ile ich było wcześniej, musiała być prawnie powiązana z dokumentem pierwotnym, wskazując numer i datę jego wystawienia (art. 106j ust. 2 ustawy o VAT).
• Wielokrotna Korekta: W przypadku, gdy do jednej transakcji wystawiono np. trzy korekty (K1, K2, K3), każda z nich (K1, K2, i K3) musiała w swojej treści wskazywać wartości skorygowane, które ostatecznie zastąpią te z faktury pierwotnej (FP). Wiele systemów IT dla ułatwienia prezentowało również stan przed korektą, ale prawnie korekta odnosiła się do FP.

2.2 Nota Korygująca

Dotychczasowy system przewidywał, że błędy na fakturze mogły być prostowane przez dwie różne strony transakcji za pomocą różnych dokumentów:

• Faktura Korygująca (wystawca: sprzedawca): Służyła do prostowania pomyłek w danych ilościowo-wartościowych transakcji (cena, ilość, stawki VAT, kwota podatku).
• Nota Korygująca (wystawca: nabywca): Umożliwiała nabywcy sprostowanie błędów formalnych i mniej istotnych pomyłek dotyczących sprzedawcy lub nabywcy (np. literówki w nazwie, adresie, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych, które mogłyby mylić strony transakcji).
  • Kluczowe Ograniczenie: Nota korygująca nie mogła dotyczyć elementów, które miały wpływ na podstawę opodatkowania, kwotę podatku (np. stawki VAT, ceny, ilości) oraz tych danych formalnych, które mogłyby prowadzić do nieprawidłowej identyfikacji stron transakcji (np. istotny błąd w NIP). Nota służyła do prostowania pomyłek niemających wpływu na rozliczenie VAT.
  • Warunek Prawny: Wystawienie noty korygującej przez nabywcę (art. 106k ust. 2 ustawy o VAT) wymagało akceptacji ze strony wystawcy faktury.

Podsumowując: Przed KSeF mieliśmy do czynienia z zasadą jednostronnego odniesienia do faktury pierwotnej oraz podziałem ról w korygowaniu dokumentu (w skrócie: sprzedawca zmienia wartości, nabywca może poprawiać dane formalne).

3. Przełom Wprowadzony przez KSeF 2.0: Łańcuch korekt i Wyłączna rola sprzedawcy

Wprowadzenie ustrukturyzowanej e-Faktury (schemat FA(3)) w KSeF 2.0 oznacza odejście od dotychczasowej interpretacji prawnej na rzecz technicznej precyzji i ciągłości audytowej.

3.1 Korekta do ostatniego dokumentu: Łańcuch zamiast pierwotności

Nowe podejście zrywa z koniecznością odnoszenia się do Faktury Pierwotnej (FP) w przypadku wielokrotnych korekt, stawiając na ciągłość historyczną dokumentów.

• Nowa zasada techniczna: Faktura korygująca odnosi się bezpośrednio do ostatniego dokumentu w łańcuchu dla danej transakcji, którym może być albo faktura pierwotna (FP), albo poprzednia faktura korygująca (K1).
• Zmiana logiki IT: System księgowy musi teraz wyliczać korektę jako przyrostową zmianę (różnicę) w stosunku do kwot z bezpośrednio poprzedzającego dokumentu.
  • Przykład: Wystawienie Korekty nr 2 (K2) po Korekcie nr 1 (K1) wymaga, aby K2 wskazała jako korygowany dokument K1, a nie FP. Kwoty różnicowe będą wyliczane jako zmiana z wartości K1 na wartość docelową.
• Wartość dodana dla audytu: Ta zmiana tworzy spójny łańcuch zdarzeń. Organ podatkowy (KAS) ma pełną, sekwencyjną historię transakcji, co jest kluczowe dla automatycznej weryfikacji danych.

3.2 Wyłączność Faktury Korygującej: koniec not i roli sprzedawcy

KSeF 2.0, jako system obiegu elektronicznych, ustrukturyzowanych danych, nie przewiduje miejsca dla dokumentów nieustrukturyzowanych, co prowadzi w rzeczywistości do zniesienia not korygujących.

• Zniesienie Not korygujących: Wszystkie błędy, w tym te formalne (np. błędy w adresie lub nazwie nabywcy), które dotychczas mógł prostować nabywca notą korygującą, muszą być teraz prostowane wyłącznie za pomocą faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę.
• Korekta „Zerowa”: W przypadku prostowania błędu formalnego, sprzedawca wystawi fakturę korygującą, która będzie technicznie korektą, ale nie będzie zawierała zmian wartościowych (tzw. korekta „zerowa” w zakresie kwot), a jedynie poprawione dane w nagłówku.

4. Podsumowanie

Po wprowadzeniu KSeF 2.0 zmienia się fundamentalna zasada korygowania faktur:

Z modelu „sprzed KSeF”, gdzie każda korekta odnosiła się do faktury pierwotnej, przechodzimy do modelu technicznego „KSeF”, w którym korekty tworzą obowiązkowy łańcuch, a każda zmiana musi wynikać z poprzedniej.

Równocześnie:

• Znika Nota korygująca.
• Pełna odpowiedzialność spoczywa na sprzedawcy.
• KSeF wymusza jednolity, scentralizowany i nienaruszalny obieg korekt.