Najczęściej zadawane pytania

Należy wejść w Zarządzanie → Wspólne słowniki → Pracownicy. Po wyborze pracownika i kliknięciu ikony Ołówka w kolumnie Akcja, w oknie edycji, z listy wybieramy język interfejsu, w jakim ma uruchamiać się iCargo po zalogowaniu.

Aby dodać nowego użytkownika należy wejść w Zarządzanie → Konfiguracja → Użytkownicy, a następnie kliknąć przycisk Dodaj. Wypełniamy wymagane pola:

• W zakładce Role nadajemy użytkownikowi uprawnienia.
• W zakładce Oddziały wybieramy, do których danych ma mieć dostęp (domyślnie są to wszystkie oddziały).
• W zakładce Hasło zapisujemy hasło użytkownika.

Wszystkie dane zatwierdzamy klikając Zapisz.

Zobacz film: iCargo – Administracja – dodawanie nowych użytkowników
Zobacz film: iCargo Dodawanie nowego użytkownika

Żeby zmienić dostęp użytkownikowi należy wejść w Zarządzanie → Konfiguracja → Użytkownicy i zmienić przypisane role w zależności od aktualnych potrzeb.

Żeby dodać numer konta bankowego właściciela należy wejść w Zarządzanie → Konfiguracja → Właściciel → Konta Bankowe → Dodaj.

Zobacz film: iCargo Dodanie konta bankowego właściciela

Żeby zmienić adres e-mail właściciela musimy wejść w Zarządzanie → Konfiguracja → Właściciel. Klikamy Edytuj, zmieniamy adres e-mail i zapisujemy zmiany.

Zobacz film: iCargo Zmiana adresu email nadawcy

W celu rozpoczęcia korzystania z usługi FullSMS w aplikacji iCargo należy wejść na stronę serwersms.pl i zarejestrować się. Przy rejestracji można powołać się na firmę ONTP.NET, dzięki czemu otrzymają Państwo korzystniejsze warunki:

• ✓ Przy umowie na czas nieokreślony, z zobowiązaniem na poziomie 1400 SMS, cena 1 SMS to 0,10 zł; ponadto dostajecie Państwo numer NDI w cenie.
• ✓ Przy umowie na 12 miesięcy, z zobowiązaniem na 1650 SMS, cena 1 SMS to 0,085 zł; ponadto dostajecie Państwo numer NDI w cenie.

Dane są chronione dzięki dobrze zorganizowanej polityce bezpieczeństwa iCargo:

• Regulamin programu zawiera adnotacje o ochronie danych osobowych.
• ONTP.NET wykorzystuje certyfikowane serwery OVH.
• Każda firma posiada oddzielną bazę danych oraz dedykowaną instancję aplikacji.
• Hasła są kodowane i nie mamy do nich dostępu.
• Pracownicy są zobowiązani do zachowania poufności danych (umowa NDA).
• Usługi świadczone są z wykorzystaniem bezpiecznego połączenia SSL.
• Firma ONTP.NET nie posiada dostępu do baz danych Klientów. W razie potrzeby interwencji, Klient każdorazowo wyraża zgodę na dostęp do swoich danych.
• Niektórzy podwykonawcy posiadają certyfikat dostępu do informacji niejawnych.

Aby zmienić spedycję 1:1 na klasyczną musimy mieć włączone Uprawnienia specjalne. Aby je włączyć należy wejść w Zarządzanie → Konfiguracja → Konfiguracja modułu Transport i spedycja i zaznaczyć opcję ‘Uprawnienia specjalne – używać ostrożnie!!!’. Kolejnym krokiem będzie odnalezienie relacji w module Transport i spedycja → Relacje i po kliknięciu w konkretną relację w prawym górnym rogu pojawi się ikona ‘Spedycja 1:1 na Relacja’. Następnie należy wykonać tę samą operację dla Zlecenia.

Kiedy mamy stworzoną już pierwszą relację należy wrócić do Zlecenia i po raz kolejny wybrać albo Relacje na pojeździe obcym albo na własnym i stworzyć nową, pamiętając o odpowiednim podziale zysków.

Zobacz film: iCargo – obsługa zleceń i relacji – wariant złożony

Firma nie będzie wyświetlana jako zleceniobiorca w przypadku, gdy nie została określona przy zakładaniu jako Zleceniobiorca i Przewoźnik lub Spedycja.

Zobacz film: iCargo Kontrahent nie jest widoczny jako przewoźnik w relacji

Żeby zmienić koszty w wygenerowanym zleceniu należy w Relacjach wybrać interesującą nas pozycję. Następnie upewnić się, że jej status to Otwarte (tylko w statusie otwarty możemy edytować dokument) i kliknąć przycisk Edytuj. Wtedy będziemy mieli możliwość edycji kosztów.

Kiedy tworzymy pierwszą relację do zlecenia, przy podawaniu kosztów zysk automatycznie nam się wylicza. Należy edytować zysk ręcznie, zostawiając odpowiednią pulę na kolejną relację. Przy tworzeniu drugiej relacji pozostała pula z przychodu automatycznie będzie pomniejszona o pierwszą relację.

Kwota przychodu nigdy nie będzie widoczna na wydruku relacji w spedycji 1:1.

Obrót spedytora ze zleceń możemy sprawdzić wchodząc w Moduł transport i spedycja → Zlecenia. Wybieramy odpowiedniego spedytora, określamy zakres dat i na żółtym polu zsumuje nam przychód, koszt i zysk.

W celu przeliczenia kursu walut należy wejść w edycję zlecenia/relacji i kliknąć link Odwróć, który powoduje zmianę przeliczenia kursu walut. Jeżeli, przykładowo, mamy waluty PLN – EUR, a przeliczenie kursu 1 EUR = 4,20 PLN, to po kliknięciu tego linku nastąpi zmiana przeliczenia i otrzymamy 1 PLN = 1/4,20 EUR.

Żeby dodać własną firmę jako zleceniodawcę należy dodać ją do Firm, dodając też pozycje Zewnętrzne ID i ustawić status Klient. Po dodaniu nasza firma będzie się wyświetlała jako zleceniodawca.

Nie, relacji nie da się kopiować.

Żeby dodać informacje na wydruku relacji należy wejść w Zarządzanie → Konfiguracja → Informacje na wydruku zlecenia i relacji i ustawić tam odpowiednie informacje.

Aby dodać nr telefonu i adres e-mail spedytora należy wejść w Zarządzanie → Wspólne słowniki → Pracownicy. Po wyborze konkretnego pracownika, w polu telefon komórkowy, należy podać numer telefonu i po przecinku adres e-mail.

Aby numer rejestracyjny był widoczny na wydruku należy w Zarządzanie → Konfiguracja → Konfiguracja modułu transport i spedycja → Relacja i zaznaczyć opcję ‘Numer rej. naczepy jest widoczne’ oraz podać go w relacji.

iCargo umożliwia wyróżnienie informacji na wydruku relacji przez wydruk danej treści pogrubioną i czerwoną czcionką. Aby ustawić taką opcję należy wejść w Zarządzanie → Konfiguracja → Konfiguracja modułu transport i spedycja, a następnie w zakładce Wydruk należy zaznaczyć opcję „Drukuj pogrubione i czerwone: Opis lub Informacje do wydruku”. Zmiany zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz.

W celu ustawienia resetowania numeru dokumentu w nowym miesiącu wchodzimy w panel Zarządzanie → Wspólne słowniki → Typy dokumentów. Teraz należy wybrać typ dokumentów, dla którego chcemy dokonać zmiany, w kolumnie akcji klikamy Edytuj. Zaznaczamy opcję „Miesiąc resetuje numer”. Klikamy Zapisz. Teraz z każdym nowym miesiącem, wybrany przez nas typ dokumentów, będzie zaczynał się od nowego numeru. W wyjątkowych sytuacjach zmiana sposobu numerowania dokumentów może działać dopiero następnego dnia po ustawieniu.

Zobacz film: iCargo Reset numeracji faktur z początkiem nowego miesiąca
Zobacz film: iCargo Resetowanie numeracji faktur przy zmianie miesiąca

W celu zmiany numeru relacji należy edytować daną relację i kliknąć link z jej numerem. Pojawi się okno „Zmień numer dokumentu”, w którym należy wpisać nowe dane. Informacje, które należy wpisać zależą od ustawienia numeracji dokumentu; są to najczęściej numer relacji/miesiąc/rok/przyrostek. Po wpisaniu nowego numeru klikamy Zapisz w oknie „Zmień numer dokumentu” i ponownie Zapisz w oknie edycji relacji. Po prawidłowo zmienionym numerze zlecenia, przy nazwie formularza pojawi się już nowy numer relacji.

Przy zmianie numeru relacji należy pamiętać, że nadać możemy tylko numer, pod którym nie ma w iCargo zapisanej żadnej innej relacji. W przypadku podania istniejącego już numeru relacji zostanie wyświetlony komunikat „Numer jest zajęty”. W tej sytuacji należy podać inny numer relacji.

Skonto można określić w kreatorze faktur.

W celu zmiany adresu firmy należy wejść w opcje Firmy. Wybrać z listy konkretną firmę i w kolumnie Akcja kliknąć przycisk Edytuj. W oknie „Zmień firmę” wprowadzamy zmiany i zatwierdzamy je przez kliknięcie przycisku Zapisz. Uwaga! Adres firmy na wystawionych już dokumentach zleceń/relacji pozostaje bez zmian. W celu zmiany adresu firmy na konkretnych dokumentach należy edytować dany dokument i wybrać ponownie z listy nazwę Klienta. W ten sposób dane adresowe zostaną odświeżone.

Żeby dodać drugi oddział firmy z tym samym numerem NIP należy przy dodawaniu kolejnego oddziału nadać mu też Zewnętrzne ID, które będzie wyróżniało oddział od siedziby.

Prawdopodobnie zostało nadanych dwóch pracowników, nazywających się tak samo. Należy wejść w Zarządzanie → Wspólne słowniki → Pracownicy i sprawdzić, który z dwóch pracowników nie ma przypisanego użytkownika i go **usunąć**.

Aby dodać konto bankowe kontrahenta należy wejść w opcje Firmy, wybrać firmę, dla której chcemy dodać konto bankowe i kliknąć ikonę Ołówka w kolumnie Akcja. W oknie edycji wybieramy zakładkę Konta bankowe i klikamy przycisk Dodaj. Wypełniamy formularz (IBAN, waluta i kraj są wartościami wymaganymi). Aby zatwierdzić dane klikamy przycisk Zapisz.

Żeby wyeksportować dane firm należy wejść w opcje Firmy. Wyświetli się lista firm. Klikamy przycisk Dodatki, a następnie Eksport danych firm do Excel. Wyświetlony zostanie komunikat ze strony „Operacja może potrwać kilka minut! Czy chcesz kontynuować?”, klikamy OK i dane firm, a w tym adresy e-mail, zostają wyeksportowane do Excel.

Aby ustawić stan ładunku na „Ukończone” należy ustawić relacje w stan „Do rozliczenia” lub rozliczyć daną relację.

Żeby stworzyć proformę należy wejść w Zarządzanie → Wspólne słowniki → Typy dokumentów → Dodaj. Następnie określamy Symbol (dla przykładu: FP), Nazwę, Typ dokumentu jako Fakturę sprzedaży oraz resztę informacji, które ma przyjąć dany dokument.

Nie da się zmienić proformy na fakturę sprzedaży. Należy **usunąć proformę i wystawić fakturę sprzedaży na nowo.**

Na fakturach **nie ma widocznej informacji** o wystawieniu korekty.

Rzeczywisty termin płatności wyświetla się w Module Płatności i Windykacje w opcji Windykacja faktur.

Z wystawionych faktur **nie można wystawić faktury zbiorczej**.

Żeby wystawić fakturę zbiorczą należy wejść w moduł Faktury, w opcję Zlecenia. Z listy wybieramy jedno ze zleceń, dla którego chcemy wystawić fakturę zbiorczą i w kolumnie akcja klikamy przycisk Kreator Faktur. Następnie dodajemy kolejne zlecenia, klikając Edytuj i przycisk Dodaj Zlecenie. W ten sposób można dodać kolejne zlecenia do faktury zbiorczej lub zatwierdzić dane, klikając przycisk Zapisz.

Zobacz film: iCargo Tworzenie faktury sprzedaży zbiorczej

Aby wystawić korektę faktury sprzedaży należy wejść w moduł Faktury, następnie w opcję Korekty Sprzedaży i kliknąć przycisk Dodaj FSK. Wybieramy numer faktury, dla której chcemy wystawić korektę i klikamy Dalej. W oknie „Dodaj korektę faktury sprzedaży” zmian należy dokonać w formularzu „Po korekcie”. Po wprowadzeniu zmian program automatycznie dokona zmian w formularzu Korekta. Aby zatwierdzić dane klikamy przycisk Zapisz.

Aby wystawić fakturę zerującą należy wejść w moduł Faktury → Korekty Sprzedaży → Dodaj FSK. Wybieramy numer faktury, dla której chcemy wystawić korektę i klikamy Dalej. W formularzu „Po korekcie” w danej kolumnie (np. cena, ilość) wpisujemy wartość **zero**, wpisujemy przyczynę korekty i przez kliknięcie przycisku **Zapisz**, zatwierdzamy zmiany.

Zobacz film: iCargo Wystawienie korekty zerującej do faktury sprzedaży

Aby wydrukować fakturę oryginał i kopię, wybierz fakturę, kliknij w jej numer i ikonę Drukarki. W oknie „Wydruk” domyślnie zaznaczona jest opcja Oryginał. Możesz odhaczyć Oryginał (wydruk samej kopii), ustawić ilość kopii zero (wydruk samego oryginału) lub pozostawić oryginał i wybrać pożądaną ilość kopii.

Wybieramy fakturę, na której chcemy zmienić firmę. Klikamy przycisk Edytuj i wybieramy firmę, którą chcemy zmienić.

Nie da się zmienić na fakturze adresu klienta. Można to zrobić tylko w zakładce Firmy.

Zobacz film: iCargo Poprawianie danych na fakturze

Żeby zmienić dni odroczenia na fakturze należy w kreatorze, w pierwszym kroku, przy dniach zaznaczyć pole ‘Ręcznie’ i następnie zmienić ręcznie termin płatności.

Żeby dodać plik graficzny do faktury należy wejść w Zarządzanie → Konfiguracja → Konfiguracja modułu faktur i modułu płatności. Następnie wejść w zakładkę Ustawienia wydruku i przy opcji Dodatkowy plik graficzny na wydruku faktury kliknąć Dodaj. Wybrać plik i zatwierdzić zmiany przyciskiem Zapisz.

Żeby dodać podpis odbiorcy do faktury należy wejść w Zarządzanie → Konfiguracja → Konfiguracja modułu faktur i modułu płatności. Następnie wejść w zakładkę Ustawienia wydruku i zaznaczyć opcję Drukuj na fakturze miejsce na podpis. W celu zatwierdzenia zmian należy kliknąć przycisk Zapisz.

Aby pieczątka spedytora i miejsce na podpis nie wyświetlały się na wydruku faktury należy wejść w Zarządzanie → Konfiguracja → Konfiguracja modułu faktur i modułu płatności → Ustawienia wydruku, a następnie odhaczyć pola przy opcji odpowiednio: „Drukuj na fakturze miejsce na podpis” oraz **„Drukuj na fakturze pieczątkę fakturzysty”**.

Istnieją trzy miejsca, z których można dodać informacje do wydruku:

• Dla wszystkich dokumentów danego typu (np. Faktura Sprzedaży): Wejdź w Zarządzanie → Wspólne Słowniki → Typy dokumentów. Wybierz typ dokumentu i w oknie „Zmień typ dokumentu” wpisz informację do wydruku.
• Dla wybranej firmy (dla wszystkich jej faktur): Wejdź w opcje Firmy, kliknij ikonę Ołówka i w zakładce Informacja do wydruku na fakturze wpisz odpowiednią treść.
• Dla jednej faktury: W drugim kroku kreatora faktur, w polu ‘Informacja do wydruku’ wpisz informację którą chcesz umieścić.

Jeżeli chcesz, by na wydruku faktury VAT widoczny był kurs waluty, należy uruchomić opcje Zarządzanie → Konfiguracja → Konfiguracja modułu faktur i modułu płatności. W zakładce Ustawienia wydruku zaznacz opcję Kurs walut na oryginale wydruku. Zmiany zapisujemy klikając przycisk Zapisz.

Zobacz film: iCargo Umieszczenie kursu waluty na fakturze sprzedaży
Zobacz film: iCargo Zmiana kursu waluty przy wystawianiu faktury

Przy wystawianiu faktury lub w oknie edycji faktury należy wpisać zwrot reverse charge w polu Informacja do wydruku. Innym wariantem jest wybranie, podczas wystawiania faktury w kreatorze faktur, Stawka VAT – np. Wybór taki skutkuje pojawieniem się na wydruku faktury informacji: „VAT NP – odbiorca musi samodzielnie obliczyć podatek VAT, zgodnie z art. 196 dyrektywy Rady 2006/112/WE”. Jest to jednoznaczne ze zwrotem reverse charge.

Należy przeskalować skan pieczątki, odpowiednio **zmniejszyć jej rozmiar**.

Warto pamiętać, że maksymalne rozmiary obrazów wgrywanych do aplikacji wynoszą odpowiednio:

1. Logo właściciela: 128 kB
2. Obrazek reklamowy na wydruku relacji: 256 kB

W celu dodania kategorii fakturowania należy wejść w Zarządzanie → Słowniki do fakturowania → Kategorie. W oknie „Kategorie” klikamy przycisk Dodaj i wypełniamy dane (wymagane dane to symbol i nazwa). Aby zatwierdzić klikamy przycisk Zapisz.

Program może nie pokazywać zleceń w kreatorze faktur, ponieważ ciągle mogą być w stanie Otwartym. Kreator pokazuje tylko zlecenia o statusie ‘Do rozliczenia’.

Zobacz film: iCargo Brak zlecenia w module Faktury

Aby zmienić numerację faktur na inną, należy wejść w edycję **nowej faktury**, a następnie zmienić jej numer na ten, od którego chcesz zacząć numerację. Następne faktury będą kontynuować nową sekwencję.

Jeśli chcesz zmienić **strukturę** numeracji (np. dodać miesiąc, rok): wejdź w Zarządzanie → Wspólne słowniki → Typy dokumentów. Wybierz typ dokumentu (np. Fakturę Sprzedaży) i przejdź do edycji. Zaznacz odpowiednie opcje (np. „Nr zawiera rok” / „Nr zawiera miesiąc”).

Zobacz film: iCargo Zmiana numeru faktury

W celu ustawienia resetowania numeru dokumentu w nowym miesiącu wchodzimy w panel Zarządzanie → Wspólne słowniki → Typy dokumentów. Wybieramy typ dokumentów, dla którego chcemy dokonać zmiany, i klikamy Edytuj. Zaznaczamy opcję „Miesiąc resetuje numer”. Klikamy Zapisz. Teraz z każdym nowym miesiącem, wybrany przez nas typ dokumentów, będzie zaczynał się od nowego numeru. Zmiana numeru nastąpi dopiero kolejnego dnia.

Zobacz film: iCargo Reset numeracji faktur z początkiem nowego miesiąca
Zobacz film: iCargo Resetowanie numeracji faktur przy zmianie miesiąca

Jeśli chcesz rozliczyć zlecenie, do którego nie będziesz wystawiał faktury sprzedaży, wejdź w moduł Transport i spedycja → Zlecenia. Kliknij link z numerem zlecenia. Gdy zlecenie jest w stanie „Do rozliczenia”, kliknij przycisk Rozlicz. Zlecenie zostaje rozliczone w systemie, a do relacji można wystawić fakturę zakupu.

W celu dodania przelewu częściowego (na niższą kwotę niż kwota na rozliczanym dokumencie) należy wejść w moduł Płatności i Windykacja → Do zapłaty. Z listy wybieramy odpowiedni dokument i w kolumnie akcja klikamy Dodaj PP (Dodaj Przelew Przychodzący). Wprowadzamy odpowiednią wartość w polu Kwota przelewu, a następnie klikamy Dodaj nowe dokumenty. Z okna wybieramy dokument, zaznaczamy go i zmieniamy wartość kwoty przelewu na żądaną. Klikamy przycisk Dodaj. Aby zatwierdzić zmiany klikamy przycisk Zapisz.

Zobacz film: iCargo Rozliczenie faktury przelewem

Wchodzimy w moduł Faktury → Ewidencja VAT, określamy daty i klikamy odpowiedni rodzaj dokumentów. Następnie wybieramy, w jaki sposób Ewidencje chcemy utworzyć: **eksport do pliku** w celu przeniesienia danych do programu księgowego, **wydruk ewidencji**, **eksport do programu Excel** lub **eksport faktur do pliku PDF**.

Żeby stworzyć raport KP i KW wchodzimy w moduł Płatności i windykacja → Płatności gotówkowe. Przy ikonach ‘Dodaj KP’ i ‘Dodaj KW’ znajduje się ikona wydruku. Klikamy ją i wybieramy kasę, walutę i zakres dat. Raport jest gotowy do wydruku.

Szablon importu faktur do Sage Symfonia oraz Sage Mała Symfonia, a także szczegółowa instrukcja znajdują się na stronie Szablon importu do Sage.

Opis sposobu przygotowania pliku JPK FA znajduje się na stronie Konfiguracja eksportu pliku JPK FA.