Optymalizacja importu FA(3) z KSeF oraz nowy mechanizm przetwarzania faktur

Dzięki zgłoszeniom oraz informacjom otrzymanym od Państwa w wersji 35.0 wprowadziliśmy największy dotąd zestaw zmian w obszarze obsługi faktur ustrukturyzowanych oraz integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Łącznie zmodyfikowano 52 580 linii kodu (dodano 18 291 nowych linii) w 257 plikach.

Zgodność z wymaganiami KSeF

Wersja 35.0 dostosowuje system do wymagań specyfikacji FA(3):

• Zwiększona precyzja kursów walut (do 6 miejsc po przecinku).
• Rozszerzone długości pól danych zgodnie ze specyfikacją faktur (do 8 miejsc po przecinku) dla:
  • Cena jednostkowa netto.
  • Rabat.
  • Ilość.
• Rozszerzono długości pól tekstowych do 512 znaków:
  • Nazwy kontrahenta.
  • Nazwy asortymentu.
  • Pól adresowych.
• Poprawiono obsługa kursów walut i dat kursów.
• Wsparcie dla nowych pól i parametrów faktury.

Zmiany te zapewniają większą zgodność przetwarzania dokumentów w kreatorach z aktualną specyfikacją KSeF.

Nowy sposób importu faktur z KSeF

Wprowadzono całkowicie przebudowany mechanizm importu faktur:

• Wszystkie faktury i korekty importowane są w trybie ręcznego przeliczania.
• Faktura nie jest przetwarzana jeśli brakuje jednocześnie krytycznych pól P_11 i P_11A, inne pola pozycji nie są krytycznie wymagane do importu.
• Wartości z faktury KSeF zapisywane są dokładnie tak, jak w dokumencie źródłowym.
• Dane z faktury KSeF traktowane są jako jedyne źródło prawdy i nie podlegają modyfikacji.
• iCargo nie przelicza ani nie nadpisuje kwot podanych w fakturze ustrukturyzowanej — nawet jeśli zawierają one błędy.
• Brakujące wartości wyliczane są wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego struktury danych iCargo.
• System dąży do maksymalnego zachowania zgodności z dokumentem źródłowym wszędzie tam, gdzie dane są dostępne.

Dzięki temu rozwiązaniu w maksymalnym stopniu eliminujemy rozbieżności pomiędzy fakturą zapisaną w systemie a dokumentem znajdującym się w KSeF.

Ulepszony kreator importu faktur

Kreator importu został znacząco usprawniony poprzez:

• Automatyczne rozpoznawanie typu dokumentu (faktura, korekta, samofakturowanie).
• Zablokowanie możliwości zmiany daty wystawienia dokumentu w kreatorze – datą wystawienia jest zawsze wartość z pola P_1, a jej zmiana jest możliwa dopiero w oknie faktury.
• Możliwość podglądu faktury ustrukturyzowanej z KSeF bezpośrednio w iCargo.
• Zapisywanie kursu waluty bezpośrednio w wierszu faktury.
• Usprawnienie procesu identyfikacji tabeli kursów walut – w przypadku braku identyfikacji jako nazwa tabeli zapisywana jest wartość „KSeF”, a data kursu pozostaje pusta, co uniemożliwia zapis faktury bez ingerencji użytkownika.
• Automatyczne wyznaczanie terminu płatności:
  • gdy w KSeF brak sekcji płatności — termin wyznaczany z konfiguracji iCargo lub kontrahenta,
  • gdy faktura jest oznaczona jako zapłacona — termin płatności ustawiany na datę wystawienia.

Dzięki temu użytkownik może przejść przez cały proces importu bez konieczności logowania się do KSeF w celu podglądu faktury ustrukturyzowanej.

Obsługa korekt faktur KSeF

iCargo od początku obsługuje korekty w modelu „stan przed i po”, który zapewnia jednoznaczność danych oraz najlepiej odpowiada logice przetwarzania dokumentów w systemie transportowo-spedycyjnym.

Specyfikacja KSeF dopuszcza:

• różne modele korekt („stan przed i po”, „tylko różnica”, „storno”),
• korekty wystawiane bez powiązania z fakturą pierwotną.

Jest to możliwe, ponieważ KSeF traktuje fakturę jako luźny zbiór danych, bez powiązań z rzeczywistymi procesami biznesowymi, takimi jak zamówienia, rozliczenia czy transakcje.

W systemie operacyjnym, takim jak iCargo, który pracuje na realnych powiązaniach dokumentów i operacji biznesowych, wprowadzenie tych modeli znacząco zwiększyłoby złożoność systemu, nie przynosząc realnej wartości dla użytkowników.

Nowa wersja wprowadza kontrolę sposobu przetwarzania faktur korygujących:

• obsługiwane są wyłącznie korekty typu „stan przed i po”,
• nieobsługiwane typy korekt są automatycznie wykrywane i zgłaszane użytkownikowi – w takich przypadkach dokument należy wprowadzić ręcznie, tak jak dotychczas,
• system sprawdza istnienie faktury korygowanej w iCargo – nie jest możliwy import korekty bez istniejącej faktury pierwotnej w systemie.

Rozwiązanie to pozwala zachować maksymalną spójność zaimportowanych dokumentów z KSeF oraz ogranicza ryzyko różnic księgowych, przy jednoczesnym zapewnieniu spójności struktur danych w iCargo.

Zmiany w interfejsie użytkownika

Wprowadzono szereg usprawnień w GUI:

• Nowe informacje o wartościach netto, VAT i brutto w walucie właściciela.
• Rozszerzony bufor faktur z KSeF.
• Informacja o walucie faktury ustrukturyzowanej.
• Numer faktury nadany przez kontrahenta (P_2).
• Poprawiona obsługa numeru KSeF.
• Większa przejrzystość danych faktury.

Dzięki temu użytkownik ma pełny wgląd w dane faktury jeszcze przed jej zapisaniem.